Consideraciones generales
El mandato: Es la figura contable y tributaria definida por Falabella de Colombia para Marketplace.
Los siguientes son los elementos del contrato de Mandato:
Seller: Se entiende como el proveedor que va a publicar sus productos en la página Falabella.com.
Mandante: Es el Seller (quién encarga una gestión al Mandatario).
Mandatario: Es Falabella de Colombia (quien realiza la gestión encomendada por el Seller).
Mandato: Exhibición, venta, facturación, operación y recaudo de los ingresos del Seller, relacionados con Marketplace (es la gestión encomendada por el Mandante).
Consideraciones específicas
1. Falabella se encargará de facturar a los clientes finales en nombre de los Sellers.
2. El Seller no debe emitir factura ya que el mandato otorgado a Falabella incluye la venta y facturación de los productos del Seller.
3. Cuando el cliente final efectúa el pago en línea a través de tarjetas débito y/o crédito, la entidad bancaria realiza retenciones a título de renta e IVA. También puede efectuar retenciones a título de ICA (actualmente no se dan, pero pueden darse en un futuro). Todas estas retenciones son informadas y trasladadas al Seller a través de la certificación emitida por Falabella.
4. Las retenciones de ICA que llegaran a efectuar las entidades bancarias sobre las ventas de Marketplace, serán trasladadas en su totalidad al Seller, aunque no puedan ser imputadas / descontadas por éste, caso en el cual el Seller asumirá las retención de ICA como costo de operación.
5. Falabella de Colombia emite mensualmente a cada Seller una certificación firmada por Revisor Fiscal en la que se detallan las operaciones realizadas durante todo el mes en nombre del Seller. La certificación incluye:
El valor de las ventas del Seller, facturadas por Falabella
El IVA asociado a las ventas del Seller, facturado por Falabella
Las retenciones de renta, IVA e ICA practicadas por los bancos sobre las ventas del Seller que fueron pagadas por los clientes finales con tarjeta debito/crédito.
6. Contable y tributariamente, Falabella reconoce las ventas, el IVA y las retenciones asociadas del Seller en una cuenta del pasivo.
7. En virtud del contrato de mandato, Falabella:
NO declara las ventas de Marketplace como un ingreso
NO incluye el IVA asociado a las mismas en su declaración bimestral del IVA
NO imputa/descuenta las retenciones practicadas por los bancos asociadas a Marketplace en sus declaraciones de renta, IVA e ICA.
8. El Seller debe reconocer en el periodo que corresponda: las ventas, el IVA asociadas a las mismas y las retenciones practicadas por los bancos, para que sean reflejados como corresponde en su contabilidad y en sus declaraciones tributarias. El soporte de este reconocimiento es la certificación emitida por el Falabella.
9. Las certificaciones emitidas por Falabella comprenden las operaciones de todo el mes, con independencia del cierre comercial pactado entre Falabella y el Seller.
10. Debido a los tiempos de emisión y firmas de certificados, el área de Marketplace enviará a los Sellers un reporte preliminar con la información que se certificará, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente.
11. Falabella enviará la certificación a los Sellers dentro de los primeros (15) días calendario del mes siguiente.
12. La normativa que establece el manejo tributario del Mandato es el Artículo 29 de Decreto 3050 de 1997 y el Artículo 3 del Decreto 1514 de 1998, compilados en los artículos 1.2.4.11 y 1.6.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.
13. Para mayor entendimiento, recomendamos compartir este documento con el área tributaria y contable del Seller.
14. La facturación del contrato de mandato está regulada por el artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 358 de 2020 que señala:
“En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si a quiere bienes y/o servicios en cumplimiento mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre de mandatario.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por el Contador público o Revisor Fiscal, según las disposiciones legales sobre la materia”.
Recomendaciones operativas para Sellers:
Para manejo de trazabilidad de los productos, Falabella recomienda el uso de las remisiones como herramienta de descargue del inventario
Hacer seguimiento diario de las ordenes emitidas a través de SVL para lograr los tiempos pactados.